Pengelolaan Arsip Statis

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Definisi Arsip Statis

Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Akuisisi Arsip Statis
a. arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
b. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
c. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
e. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

Pengolahan Arsip Statis
a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.

Preservasi Arsip Statis
a.Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
b.Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.

Akses Arsip Statis
a. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.
b. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
c. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis
a. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
b. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
c. Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
d. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
e. Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
- tidak menghambat proses penegakan hukum;
- tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
- tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
f. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan
g. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
h. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
i. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.

Pengelolaan Arsip Statis

 A.    Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

B.   Pengelolaan Asip Statis

Pengelolaan arsip statis meliputi :

1.     pengumpulan;

Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :

a. penilaian;

b. penataan;

c. pembuatan daftar arsip statis.

Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.

Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

2.   penyimpanan;

Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.

3.   perawatan;

Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.

Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :

a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;

b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;

c. mensterilkan dari perusak arsip;

d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;

e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;

f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;

g. kegiatan lain yang diperlukan.

Kegiatan restorasi dilakukan dengan :

a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;

b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;

c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai

dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan

4.  penyelamatan;

Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi

yang dikandung dalam arsip statis.

5.  penggunaan;

Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.

6.       pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :

a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;

b. sumber daya manusia kearsipan;

c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :

a. bimbingan;

b. konsultasi;

c. penyuluhan;

d. supervisi dan pemantauan;

e. pendidikan dan pelatihan;

f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.

DAFTAR REFERENSI

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip