Manajemen Arsip

MANAJEMEN ARSIP

A. Pendahuluan

Perkembangan global dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan pihak lain.

Mantan Menteri Sekretaris Negara, Moerdiono, dalam kata sambutan peluncuran buku ANRI dalam gerak langkah 50 tahun Indonesia Merdeka, menyatakan bahwa “Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. Oleh karena itu, tidaklah terlalu keliru jika dikatakan bahwa kondisi kearsipan nasional suatu bangsa dapat dijadikan indikasi dari kekukuhan semangat kebangsaannya. Tidaklah dapat disangkal, bahwa masih banyak yang harus kita lakukan untuk menyempurnakan arsip nasional kita, baik di tingkat pusat maupun di daerah-daerah.”
Pernyataan di atas sudah cukup tegas menandaskan peran penting arsip dalam kehidupan pemerintahan dan berbangsa. Persoalan yang sering mengemuka adalah masih lemahnya penanganan arsip yang disebabkan karena berbagai alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai kawasan “marginal” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Sekarang ini kita tidak bisa berkutat terus pada problema-problema di atas, yang kalau dibiarkan akan makin membuat pesimis. Di tengah peluang meningkatnya SDM aparat dan masyarakat, kita harus segera melakukan lompatan-lompatan strategis untuk membangun sinergi dengan berbagai pihak dalam upaya peningkatan mutu kearsipan. Permasalahan yang dikaji dalam ringkasan tulisan ini adalah bagaimana peranan manager arsip dalam mengelola arsip dan seberapa penting arsip sebagai sumber informasi?

B. Pengertian Arsip

1. Arsip

Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128).

Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Guna Arsip

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.

3. Peran kearsipan

Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya

4. Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

5. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.

Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui:

1. Jenis arsip yang dimiliki;

2. Dimana mereka disimpan;

3. Dan besarnya arsip yang dimiliki

6. Retensi Arsip

Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi “pelestarian arsip” yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah “penyelamatan” bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip.

7. Pelestarian Arsip

Masalah pelestarian dan penyelamatan arsip menjadi sangat penting, terlebih setelah dalam tahun-tahun terakhir ini banyak sekali musibah yang menimpa negeri kita yang dapat berakibat pada rusak/hilangnya sejumlah arsip. Untuk itu lahirlah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana. Sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana. Dengan adanya pedoman ini maka akan memberikan koridor hukum dalam kegiatan penyelamatan arsip.

8.                  Inventaris arsip

Inventaris arsip atau disebut juga survey arsip adalah sebuah ulasan rinci mengenai jumlah, tipe, fungsi, dan pengorganisasian arsip yang akan dikelola. Kegiatan ini akan menjawab pertanyaan seperti:

a) Jenis arsip apa yang kita miliki?

b) Dimana arsip tersebut tersimpan?

c) Berapa banyak arsip yang kita miliki?

d) Apakah arsip itu aktif, inaktif atau tidak penting?

e) Apakah arsip itu vital?

f) Mana yang merupakan salinan arsip?

Inventaris arsip mempunyai tiga tujuan utama yaitu :

1) Menentukan status dan cakupan arsip yang akan dikelola.

2) Memberikan pangkalan data untuk mengembangan program retensi arsip.

3) Memberikan informasi untuk keputusan lain dalam pengembangan program manajemen kearsipan yang efektif. Sebagai contoh informasi yang diberikan oleh inventaris arsip memberikan dasar untuk menentukan fasilitas, peralatan, pemasokan, dan staf yang diperlukan untuk mengelola arsip organisasi. Disamping itu kita akan mengetahui pelatihan apa yang diperlukan staf, pengawasan apa yang diterapkan pada penciptaan dan penggandaan arsip dan langkah apa yang harus diambil untuk melindungi arsip vital.

C. Nilai Sebuah Arsip

Organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization), karena lewat informasi inilah pola huhungan antara “state” (negara) dan “civil society” (masyarakat sipil) dapat berlangsung secara sinergis. Ditambah lagi pepatahdari ANRI bahwa memory can fail, but what is recorded will remain (ANRI, 1980: 12).

Penilaian arsip adalah pemeriksaan data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip untuk menentukan nilai setiap seri arsip. Proses penilaian arsip menjamin bahwa retensi dan pemusnahan arsip dilakukan dengan tepat. Hasil dari proses ini adalah jadual retensi arsip.

Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga. Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :

1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)

2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)

5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)

6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)

7. values for research (nilai untuk penelitian) 

E. Arsip Menurut Para Pakar

Ketua Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia Fuad Gani mengatakan, arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan. Kekacauan sistem penyimpanan arsip akan mengantarkan kepada sulitnya menentukan pertanggungjawaban terhadap suatu tindakan untuk meminta pertanggungjawaban seseorang.

Untuk itu, UU Arsip harus menjamin perlindungan menyeluruh untuk seluruh arsip pemerintah dan memberikan administrasi kearsipan kekuasaan luas untuk mengamankan dan melindungi arsip. Menurut Fuad, revisi UU Kearsipan adalah suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi dalam rangka menuju Indonesia yang lebih baik. Sebagai dasar pertimbangan dilakukannya revisi UU dimaksud adalah perubahan sistem administrasi hukum dan teknologi, bentuk baru badan pemerintah, UU Informasi dan Transaksi Elektronik, UU Kebebasan Informasi Publik (KIP) dan keberadaan arsip elektronik.

F. Informasi dalam Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, pasal 1 beberapa poin penting adalah :

1. Pada poin 2 dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Pada poin 3 dikatakan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang digunaka secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selam ajangka waktu tertentu.

3. Pada poin 4 dikatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.

4. Pada poin 5 dikatakan bahwa Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Pada poin 6 dikatakan bahwa Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

6. Pada poin 7 dikatakan bahwa Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung Maupin tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

7. Pada poin 8 dikatakan Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannnya.

8. Pada poin 9 dikatakan bahwa Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

9. Pada poin 11 dikatakan bahwa Akses arsip adalah ketersedian arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana Bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

10. Pada poin 22 dikatakan bahwa Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftara yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

11. Pada poin 23 dikatakan bahwa Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

G. Definisi Manajemen Kearsipan

Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.

Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha. 

H. Akses Arsip

Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah :

1. Dalam Pasal 44 UU Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan dikatakan (1) Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alas an apabila arsip dibuka untuk umum dapat:

a. Menghambat proses penegakan hukum;

b. Mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

c. Membahayakan pertahanan dan kemanan Negara;

d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiannya;

e. Merugikan ketahanan ekonomi nasional;

f. Merigikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;

g. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hokum;

h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

dan (2) Pencipta arsip wajib menjaga kerahasian arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) serta (3) Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.

2. Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip.

3. Perlindungan terhadap privasi individu.

4. Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip.

5. Pemakai.

6. Akses yang sama terhadap arsip. Ini merupakan prinsip yang penting untuk menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak atau prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya.

7. Tingkat akses. Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk merepruduksi atau menerbitkan arsip tertentu.

8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka arsiparis harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip tersebut diperbaiki oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan memberikan fotokopi atau mikrofilm dari arsip yang bersangkutan. Cara ini dipandang baik terutama untuk arsip yang sering dipakai.

9. Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai nilai untuk pembuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan.

10. Biaya pembayaran. Arsip kebijaksanaan akses juga memuat aturan mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan.

I. Posisi dan Peran Arsiparis dalam Perlindungan Informasi

Dalam BAB IX KETENTUAN PIDANA , UU. Nomor 43 tahun 2009 menjelaskan tentang ketentuan pidana kearsipan yaitu :

Pasal 81:

Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penajara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling bayak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

Bunyi Pasal 33 adalah Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip Negara.

Pasal 82:

Setiap orang yang dengan sengaja menydiakan arsip dinamis kepada penggguna arsip yang tidak berhak sebagaiamana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp 125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah). Bunyi Pasal 42 ayat (1) Pencipta arsip wajib menydiakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

Pasal 83:

Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip Negara yang terjaga untuk kepentingan Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).

Bunyi Pasal 42 ayat (3) Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

Pasal 85:

Setiap orang yang dengan tidak menjaga kerahasian arsip tertutup sebagaimana dimaksud dalam pasal 44 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

Pasal 86:

Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan paling banyak Rp 500.000.000,00 )lima ratus juta rupiah).

Pasal 87:

Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

BAB IX ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang menyangkut perlindungan data atau informasi yang ada dalam arsipnya. Walaupun kesanya aturan pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah, pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang pengelola arsip di lembaga swasta.

Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga, antara lain :

1. Menjadikan data atau informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh pihak yang berwenang mendapatkannya;

2. Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan dan pencurian.

Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan, kesetiaan dan tingkat intelektualitas yang tinggi pada diri seorang arsiparis untuk mengorganisasi informasi.

J. Arsip Elektronik

Kebanyakan arsip tidak lagi diciptakan atau diterima dalam bentuk kertas lagi. Ketika sistem dan aplikasi komputer berkembang pesat dan kemudian menyatu dengan proses kerja rutin, informasi semakin banyak kini diciptakan dan diterima dalam bentuk digital. Asosiasi Kepala Informasi Nasional di Amerika Serikat memperkirakan bahwa 97 persen informasi diciptakan, diterima dan dipelihara secara elektronik (State of Florida, Electronic Records and Records Management Practices Manual, 2008).

K. Syarat Kelengkapan Arsip Elektronik

Untuk memastikan bahwa isi yang terkandung pada arsip elektronik terpelihara dengan baik maka organisasi organisasi pencipta arsip harus menjamin bahwa setiap arsip elektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. Unsur-unsur tersebut adalah:

1. Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan

2. Tempat arsip itu dibuat dan/atau dari mana ia dikirim.

3. Alamat Pengirim

4. Nama atau/dan tanda tangan penulis atau pengarang

5. Alamat Penerima

6. Penerima

7. Subjel/Perihal

8. Disposisi

L. Masalah Arsip Elektronik di Luar negeri

Jika kita ingin mengetahui agak lebih juh lagi mengapa ada pandangan yang berbeda di negara-negara Eropa ini terhadap arsip elektronik, maka kita dapat mengambil Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang salaing bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.

Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.

Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah. 

M. Masalah Hukum Arsip Elektronik

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam arsip elektronik yang harus diperhatikan, diantaranya:

1. Penipuan Komputer: perusakan, perubahan, penipuan dan pencurian data

2. “Privacy” (Perlindungan data) dan Penyebaran Informasi

3. Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer

Pasal 406 KUHP mengatur:

Barangsiapa dengan sengaja dan secara melawan hukum menghacurkan, merusakkan, membuat hingga tidak dapat dipakai lagi atau menghilangkan sesuatu benda yang seluruhnya atau sebagian adalah kepunyan orang lain, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya dua tahun dan delapan bulan atau dengan hukuman denda setinggi tingginya empat ribu lima ratus rupiah.

4. Hak Cipta

Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri. Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen.

Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta. Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak bisa dipindah-tangankan. Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat dialihkan kepada orang lain.

Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah:

a. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi maupun tidak), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program komputer dan bentul lain dari tulisan;

b. karya drama: sandiwara, naskah film;

c. karya musik;

d. karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;

Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta meninggal dunia.

Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah memperbanyak suatu karya ciptaan. Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta.

Keadaan atau syarat yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia kearsipan adalah:

1) Memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang tidak terbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu karya yang diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan maka membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk mendapatkan salinan tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau dikarenakan harganya terlalu mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat arsip yang bersangkutan;

2) Memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh lembaga arsip;

3) Memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;

4) Memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam rangka penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya ciptaan memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.

Di luar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan.

5). Kerahasiaan

Kerahasiaan data harus mempunyai tiga unsur (dalam perkara Coco v. A.N. Clark) yaitu:

a. Informasi itu harus mempunyai kualitas kerahasiaan;

b. Informasi itu harus diberikan dalam keadan-keadaan yang menimbulkan

c. Kewajiban merahasiakan;

d. Harus ada suatu penggunaan tidak sah terhadap informasi tersebut 

DAFTAR REFERENSI

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip