Manajemen dan Administrasi Perpustakaan

 PENGORGANISASIAN, STAFFING DAN JABATAN 

 

A.  PENGORGANISASIAN

a.      Definisi Pngorganisasian

Istilah pengorganisasian terdiri dari dua arti umum,pertama,megacu pada lembaga atau kelompok fungsional sebagai contoh kita mengacu kepada perusahaan,badan pemerintah,rumah sakit dan lain-lain.kedua,megacu pada proses pengorganisasian

b.      Fungsi Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian adalah sebagai alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang adakaitannya dengan personil, finansial, materil dan tata cara untuk mencapaitujuan organisasi yang telah disepakati bersama.

c.       Prinsip-Prinsip Pengorganisasian

1.   Perumusan tujuan secara jelas. Tujuan menjadi hal mendasar dalam organisasi. Tanpa tujuan, organisasi ibarat kapal yang berlayar tanpa arah, sehingga mudah terombang ambing oleh ombak atau ketidaktentuan.

2.   Setelah tujuan ditetapkan secara tegas, anggota kelompok harus benar-benar memahami dan menjiwai tujuan yang akan dicapai itu. Dengan dipahaminya tujuan-tujuan organisasi dengan baik, maka akan memungkinkan mereka memperoleh pedoman dalam bekerja dan menilai hasil yang telah dicapai. Di samping itu para bawahan dapat bertindak dengan penuh kesadaran, bukan karena terpaksa atau tanpa tujuan.

3.   Pelimpahan wewenang harus sesuai dengan tanggung jawab.

4.   Penetapan hirarkhi wewenang dari atas sampai ke bawah harus dilakukan secara tegas agar dapat memberikan gambaran pola hubungan kerja yang perlu dipelihara.

5.   Kesatuan arah. Maksudnya semua kegiatan semua sumber yang digunakan dalam organisasi harus mengarah pada tujuan yang sama.

6.   Adanya kesatuan perintah (unity of command). Setiap anggota kelompok hanya memiliki satu pimpinan atau atasan langsung, kepada siapa ia menerima perintah, memberikan laporan dan mempertanggungjawabkan kegiatannya.

7.   Batas kemampuan pengawasan (span of control).

d.      Tujuan Pengorganisasian

Tujuannya adalah agar dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan denga penuh bertanggung jawab.dengan pembagian tugas diharapkan setiap anggota organisasi dapat meningkatkan keterampilannya secara khusus(spesialisasi)dalam menangani tugas-tugas yang dibebankan.apabila pengorganisasian itu dilakukan secara serampangan,tidak sesuai dengan bidang keahlian seseorang maka tidak mustahil dapat menimbulkan kegagalan dalam penyelenggraan pekerjaan itu.

e.       Langkah-Langkah Pengorganisasian

1.    Penentuan tujuan

2.    Perumusan tugas pokok

      3.     Perincian kegiatan.

4.    Perincian fungsi.

5.    Pengelompokan fungsi ke dalam seksi-seksi yang lebih spesifik.

      6.     Pengadaan staf (staffing).

7.    Penyusunan prosedur dan tata kerja.

8.    Penetapan pola hubungan kerja.

9.    Penyediaan sarana/perlengkapan.

10.  Perwujudan program.

f.       Tipe-Tipe Pengorganisasian

1.    Lini.

               Ciri-ciri Lini:

1)     Garis komando langsung dari atasan ke bawahan atau dari pimpinan tertinggi ke berbagai tingkat operasional.

2)     Masing-masing pekerja bertanggungjawab penuh terhadap semua kegiatannya.

3)     Otoritas dan tanggungjawab tertinggi pada puncak makin lama makin berkurang menurut penjenjangan jabatan dalam organisasi.

4)     Organisasinya kecil, begitu pula karyawannya sedikit.

5)     Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan bersifat langsung.

6)     Tujuan, alat-alat yang digunakan dan struktur organisasinya masih sederhana.

7)     Pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan tertinggi

2.    Lini dan Staf

               Ciri-ciri pokok:

1)     Organisasinya besar dan kompleks;

2)     Jumlah karyawannya banyak

3)     Terdapat dua kelompok karyawan (lini dan staf) se­bagaimana dijelaskan di atas.

4)     Karena organisasi sudah semakin besar/kompleks, maka hubungan langsung di sini sudah tidak mungkin lagi ter­jadi antar anggota maupun antara pemimpin dan bawahan.

5)     Nampak adanya spesialisasi yang dikembangkan dipergunakan secara optimal.

3.    Bentuk Fungsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana kekuasaan dari pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan-satuan di bawahnya dalam suatu bidang pekerjaan tertentu. Tiap-tiap kepala dari satuan ini mempunyai kekuasaan untuk memerintah semua pejabat bawahan sepanjang mengenai bidang­nya (The Liang Gie, 1981). Ciri lain dari organisasi demikian tidak terlalu menekankan pada hierarki struktural, akan tetap lebih banyak didasarkan pada sifat dan macarn fungsi yang harus dijalankan.

       4.Organisasi Tipe Panitia

 Bentuk organisasi ini adalah suatu tipe di mana pimpinan dan para pelaksana diorganisasikan dalarn kelompok-kelompok yang bersifat kepanitiaan.

Ciri-cirinya:

1)     Struktur organisasinya tidak begitu kompleks. Biasanya hanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua seksi dan para petugas

2)     Struktur organisasinya relatif tidak permanen. Or­ganisasi tipe panitia hanya dipakai sewaktu-waktu ada kegiatan khusus (proyek-proyek tertentu), dan setelah kegiatan-kegiatan itu selesai, maka panitia di­bubarkan.

3)     Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif

4)     Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama.

5)     Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satuan tugas (task force).

g.      Struktur Organisasi

Menurut Prof. Komaruddin dalam Kamus Ensiklopedia Manajemen

Struktur Organisasi adalah suatu susunan yang terdiri atas fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Winardi dalam bukunya “ Teori Organisasi & Pengorganisasian”           Struktur suatu Organisasi adalah spesifikasi dari aktivitas-aktivitas kerja serta menunjukkan     bagaimana fungsi atau aktivitas-aktivitas yang berbeda berkaitan satu sama lain dalam suatu organisasi tersebut.

h. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

·         1.Ukuran

·         2.Teknologi

·         3.Strategi

·         4.Pilihan stratet

i.    Prinsip-Prinsip Struktur Organisasi

1. Kesatuan tujuan : tujuan dari perusahaan mempengaruhi struktur organisasi dan

karena itu tujuan perusahaan harus ditentukan dengan jelas dan kuat terlebih dahulu. Hal ini memberikan arahan yang jelas kepada seluruh aspek organisasi dan nantinya akan dibandingan dengan pencapaian dari tujuan tersebut

2. Divisi kerja dan Spesialisasi : divisi kerja mengacu pada spesialisasi. Pembagian tugas berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil. Salah satu manfaat utama dari mengorganisasikan tugas adalah bahwa kelompok orang yang bekerja sama melalui pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri.

3. Delegasi Kewenangan :Delegasi adalah berguna agar pekerjaan diselesaikan melalui orang lain.Dia juga memotivasi bawahannya dan melihat apakah mereka mengambil inisiatif, mengerjakan secara efisien dan mendukung pencapain tujuan organisasi.

4. Koordinasi : Koordinasi mempengaruhi integrasi pada fungsi dasar manajemen. Prinsip dari koordinasi adalah penting saat ini untuk memfasilitasi pencapaian dari keseluhan tujuan organisasi. Koordinasi tidak akan terjadi secara otomatis. Untuk ini, perlu untuk membangun hubungan yang baik dalam organisasi.

5. Kesatuan Komando : kesatuan komando mengindikasikan bahwa setiap bawahan hanya memiliki satu ayasan yang perintahnya harus dikerjakan. Karyawan seharusnya tidak memiliki lebih dari satu atasan untuk melakukan laporan atau fungsi perintah atau pemberian arahan.

6. Fleksibilitas : struktur organisasi seharusnya fleksibel dan tidak kaku. Struktur harus dapat selalu beradaptasi dengan perubahan situasi dan memungkinkan adanya perubahan atau pergantian tanpa memunculkan gangguan yang serius.

7. Simple/sederhana : struktur organisasi harus dibuat sederhana untuk pemahaman yang lebih jelas dari karyawan. Struktur juga seharusnya lebih mudah untuk diatur. Komunikasi internal akan lebih mudah jika struktur organisasi lebih sederhana.Struktur organisasi harus sesederhana mungkin .

8. Rentang Kendali : rentang kendali sebisa mungkin untuk lebih sedikit dan adil. Ini berarti manajer seharusnya tidak dituntut untuk mengawasi bawahan dalam jumlah besar.

9. Chain of command : prinsip dari chain of command adalah batas kewenangan dari kepala eksekutif kepada atasan level pertama sudah didefinisikan

dengan jelas. Batas kewenangan harus didefinisikan dengan wajar untuk menghindari kebingungan.

10. Prinsip pengecualian : eksekutif pada level yang level lebih tinggi sibuk dengan hal-hal yang penting dan memiliki batas waktu untuk mempelajari hal-hal administratif rutin.Masalah yang s angat rumit dan luar biasa kompleks harus

diselesaikan oleh top management dan masalah rutin harus dihadapi oleh eksekutif yunior padatingkat yang lebih rendah.

 11. Wewenang & Tanggung Jawab : wewenang bertindak sebagai alat kuat yang

digunakan manajer untuk mencapai tujuan tertentu. Wewenang dari setiap manajer harus didefinisikan dengan jelas. Karyawan tidak bisa lari dari tanggung jawab hanya dengan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya.

12. Efisiensi : struktur organisasi seharusnya mampu untuk meningkatkan fungsi secara lebih efisien. Untuk itu, struktur harus sesuai dengan nature, ukuran, aktifvitas, dll dari organisasi.

13. Keseimbangan yang wajar : keseimbangan yang wajar dibutuhkan dalam aspek yang berbeda dalam organisasi. Ini berarti harus ada keseimbangan yang beralasan dalam ukuran dan dungsi departemen, sentralisasi dan desentralisasi organisasi, rentang kendali, chain of command dan akhirnya antara aset manusia dan material.

14. Pemisahan fungsi lini dan staf : fungsi lini seharusnya dipisahkan dengan fungsi staff walaupun mereka memiliki karakter yang mirip.

B.     PENGISIAN JABATAN (STAFFING)

j.        Definisi Staffing

staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekruttenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugasmemberikan daya guna maksimal kepada organisasi.

k.      Fungsi Staffing

kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.

l.        Tujuan Staffing

Tujuannya agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan tercapai.

m.    Langkah-Langkah Staffing

A.    Rekrutmen

Rekrutmen dimaksudkan untuk menyediakan calon karyawan yang cukup besar sehingga organisasi atau dalam hal ini perpustakaan dapat menyeleksi calon karyawan/pegawai yang memenuhi syarat dan sesuai dengan kebutuhan.Perekrutan secara umum dilakukan apabila perpustakaan memerlukan pegawai dengan kemampuan yang umum seperti juru ketik, administrasi, bahkan pustakawan trampil. Biasanya perekrutan secara umum mengikuti prosedur yang sederhana.

Dalam proses perekrutan tenaga diperpustakaan ada bagian pennting yang tidak boleh dilupakan. Bagian tersebut adalah analisis jabatan. Analisis jabatan disini memepunyai pengertian pengembangan/penyusunan suatu pernyataan tertulis mengenai isi dan kedudukan bagi setiap pekerjaan.

1.      Analisis jabatan

Job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses yang membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna sesuatu keperluan.

2.      Manfaat Analisis Jabatan

Analisis jabatan dapat dianggap sebagai alat bagi pimpinan dalam memecahkan masalah kemanusian. Hal ini karena analisis jabatan memberikan bantuan terhadap banyak hal, seperti:

a.       Dalam hal penarikan, seleksi dan penempatan pekerjaan;

b.      Dalam orientasi, pendidikan dan pelatihan;

c.       Dalam penilaian jabatan;

d.      Dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan;

e.       Perencanaan organisasi;

f.       Pengembangan karir khususnya pemindahan dan promosi;

g.      Pengaturan kompensasi;

h.      Konseling.

Dengan adanya analisis jabatan ini penarikan calon pegawai, seleksi dan penempatan para karyawan dapat didasarkan atas kualifikasiperseorangan yang dicantumkan dalam analisis jabatan tersebut.

3.       Cara Menyusun Analisis Jabatan

Dalam penyusunan analisis jabatan kita mengenal tiga macam cara, yaitu sebagai berikut.

a.    Penyusunan daftar pertanyaan

Pengumpulan keterangan untuk menyusun analisis jabatan dapat dilakukan dengan cara mengirim suatu daftar pertanyaan kepada karyawan yang bersangkutan.

b.    Wawancara atau interview

Pertanyaan disampaikan secara lisan dan jawaban dicatat oleh pewawancara. Cara ini jika tidak hati-hati sering menimbulkan salah pengertian antara pewawancara dan karyawan yang diwawancarai.

c.       Peninjauan oleh penganalisis jabatan

Pengumpulan keterangan untuk analisis jabatan melalui wawancara sering diikuti dengan peninjauan oleh penganalisis jabatan.Cara ini adalah cara terbaik karena dengan cara ini penganalisis tidak hanya melihat dari jawaban karyawan, namun dapat pula melihat sendiri apa yang terjadi di lapangan.

4.      Deskripsi Kerja dan Spesifikasi Jabatan

Deskripsi Kerja meliputidua hal sebagai berikut :

a.      Sifat pekerjaan yang bersangkutan nama jabatan

1)      Jumlah pegawai yang memegang jabatan tersebut.

2)      Ringkasan pekerjaan termasuk alat atau mesin yang diperlukan untuk mengejakan pekerjaan tersebut.

3)      Rangkaian pekerjaan.

4)      Keterangan tentang bahan yang dipakai.

5)      Hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan terdekat.

6)      Penjelasan tentang jabatan dibawah dan di atasnya.

7)      Latihan yang dibutuhkan.

8)      Besarnya upah.

9)      Lamanya jam kerja.

10)  Keadaaan khusus suatu pekerjaan.

b.      Tipe pekerjaan yang cocok untuk jabatan tersebut

1)      Jenis kelamin .

2)      Keadaan fisik.

3)      Emosi pekerja.

4)      Mental pekerja.

5)      Pemdidikan.

6)      Temperamen.

7)      Karakter.

8)      Minat pekerjaan.

Spesifikasi jabatan menjelaskan karakteristik dari pekerja yang dibutuhkan untuk menduduki  jabatan tertentu.pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas diikuti oleh kualisifikasi yang dibutuhkan dari pejabat tersebut sebagai berikut.

a)      Tingkat pendidikan.

b)      Keadaan fisik.

c)      Pengetahuan dan kecakapan.

d)     Status pernikahan.

e)      Jenis kelamin.

f)       Umur.

g)      Karakter.

B.     Pemilihan/Seleksi Dan Penempatan

Pada umumnya proses seleksi itu adalah     (1) pengisian formulir, (2) tes tertulis atau ujian, (3)wawancara, dan (4) referensi.

1.      Pengisian Formulir

Pemilihan calon pegawai biasanya tidak langsung dimulai dengan wawancara atau tes tertulis. Beberapa bahkan sebagian besar pelamar sudah bias ditolak tanpa dilakukan tes tertulis apalagi sampai diwawancarai. Dalam seleksi tahap pertama ini tergantung kepada bukti-bukti tertulis yang diserahkan berrsama surat lamaran pelamar. Kemudian calon pelamar diminta unutk melengkapi formulir lamaran dengan pengisian formulir

2.      Tes Tertulis atau Ujian

a.              Tes intelegensi dirancang untuk mengukur kemampuan mental dan daya ingat, kecepatan berpikir dan kemampuan melihat hubungan antara situasi dan masalah yang rumit.

b.              Tes kecakapan (proficiency) dan bakat (aptitude) disusun untuk menemukan keterampilan yang dimilikki sekarang, serta kemungkinan untuk mempelajari ketterampilan baru.

c.              Tes kejujuran (vocational) dirancang untuk menunjukkanbidang yang paling cocok bagi pelamar. Tes kepribadian (personality) dirancang untuk mengungkapkan sifat-sifat pribadi pelamar dan cara mempengaruhi orang lain sehingga memberikan ukuran kemungkinan untuk menjadi pinjaman.

3.      Wawancara atau interview

 Wawancara ini biasanya dilakukan oleh satu orang atau lebih pewawancara. Wawancara ini biasanya berguna untuk mengetahui potensi calon tersebut dari penampilannya saat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang disampaikan oleh pewawancara.

4.      Referensi

Biasanya dalam berkas lamaran disyaratkan adanya referensi dari satu orang atau lebih. Pemberi referensi biasanya ditunjuk sendri oleh pelamar. Biasanya Pemberi referensi memberikan keterangan tentang diri pelamar, baik tentang pribadinya, prestasi kerjanya, pengalamannya.

C.    Induksi Dan Orientasi

Beberapa hal yang biasanya disampaikan dalam program induksi dan orientasi adalah sebagai berikut :

1.      Hal umum yang menyangkut pekerjaan sehari-hari.

2.      Fungsi dan tujuan perpustakaan dalam kaitannya dengan instansi induknya, jasa perpustakaan, luaran (out put) yang harus dicapai, kondisi perpustakaan.

3.      Kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan penggembangan perpustakaan, misalnya kebijakan pengembangan koleksi, kebijakan prosedur operasi buku (standard operating procedure)

Induksi dan orientasi ini diadakan unutk mengurangi rasa was-was dan gelisah para pegawai baru, juga supaya para pegawai baru dapat mengukur dirinya seberapa jauh ia dapat berprestasi dalam pekerjaan, seberapa besar usaha yang harus dilakukan  agar bias mengejar prestasi pegawai yang sudah lama, seberapa baik ia bekerja bersama dengan rekan-rekan sekerjanya. Pada prinsipnya induksi, dan orientasi ini perlu dilakukan untuk memberikan suasana yang baik kepada pekerja baru agar ia dapat memulai pekerjaannya dengan rasa percaya diri sehingga ia dapat berprestasi dengan baik.

D.    Pemindahan Staf

Pekerjaan-pekerjaan di perpustakaan sering menjemukan,khususnya apabila ditekuni dalam jangka waktu yang lama. Di samping itu mungkin ada pekerjaan-pekerjaan yang lowong di tingkat yang lebih tinggi. Oleh karena itu, pemimpin perpustakaan hendaknya memikirkan cara untuk menghindari kejenuhan staf yang ditugaskan pada bagian-bagian tertentu di perpustakaan. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan pemindahan staf. Pada dasarnya pemindahan staf tersebut ada 3 macam yaitu:

1.      Mutasi atau rotasi kerja

Mutasi atau rotasi kerja ialah memindahkan karyawan dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain dalam satu tingkatan organisasi secara horizontal tanpa adanya peningkatan tanggung jawab,kekuasaan maupun hak-hak dan kewajiban lainnya. mutasi tersebut dapat dilakukan baik atas kehendak pimpinan maupun kehendak karyawan.

Apabila mutasi tersebut bertuan untuk berikut ini :

a.     Menempatkan karyawan tersebut pada posisi yang kuat. Dengan demikian, karyawan tersebut bias  memperoleh atau mendapatkan kepuasan karena ditempatkan pada posisi yang memang sesuai dengan kemampuan dan potensi dirinya.

b.    Mengurangi atau bahkan menghilangkan rasa jemu karyawan pada posisi atau bagian yang ditempatinya dalam jangka waktu yang lama.

c.     Memberikan ketentraman kapada karyawan sebab biasanya setiap karyawan merasa pekerjaan dirinya yang paling berat, sedangkan pekerjaan bagian lain lebih ringan. Dengan merasakan bahwa pada bagian lain pun pekerjaan tersebut tidak lebih ringan dibandingkan dengan dengan bagiannya sendiri. Dengan demikian, pimpinan akan bisa menekan terjadinya kecemburuan sosial dan meningkatkan ketentraman karyawan.

Mutasi yang dilakukan atas kehendak karyawan biasanya bertujuan untuk meningkatkan prestasi kerja serta semangat kerja, sebab :

a.     Kemungkinan karyawan tersebut tidak dapat bekerja dengan baik pada bagian karena ia tidak cocok dengan rekan sekerjanya sehingga tidak bisa bekerja sama.

b.     Kemungkinan lingkungan kerja suatu bagian tidak sesuai dengan kondisi  fisik karyawan yang bersangkutan.

2.promosi

Promosi adalah member kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar kepada pegawai apabila dibandingkan dengan kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya. Dengan kata lain, promosi adalah kenaikan jabatan/pangkat yang lebih rendah jabatan/pangkat yang lebih tinggi. Pelaksanaan promosi untuk jabatan struktural khususnya untuk kepala perpustakaan biasanya dilakukan oleh pimpinan unit, misalnya rektor di universitas atau bupati di perpustakaan umum kabupaten.

Pemberi promosi ini bertujuan untuk :

a.       Mondorong motivasi karyawan;

b.      Menaikkan semangat/gairah kerja karyawan;

c.       Menaikkan moral dan efisiensi kerja karyawan;

d.      Mewujudkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat (the right man on the right place).

3.      Demosi

Demosi adalah menurunkan pangkat dan jabatan seorang pegawai/karyawan atau dapat dikatakan member kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih kecil kepada pegawai atau karyawan dari pada kekuasan dan tanggung jawab sebelumnya. Dengan demikian, demosi ini merupakan kebalikan dari promosi.

Daasar demosi adalah hasil penilaian kecakapan. Didalam jabatan seorang pustakawan di tuntut harus terus berprestasi. Prestasi tersebut ditunjuukkan oleh jumlah nila/angka kredit yang bisa ia kumpulkan.

E.     Pengembangan staf

Agar setiap petugas diperpustakaan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi diluar lingkungan kerjanya maka kepada setiap pegawai/pustakawan harus diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri dengan cara menngikuti pelatihan.

Ada beberapa jenis pelatihan yang biasa dilakukan di lingkungan perpustakaan, antara lain:

1.      Pelatihan ditempat kerja

a.       Rotasi pekerjaan, yaitu selama jangka waktu tertentu, seorang karyawan bekerja pada serangkaian pekerjaan sehingga ia dapat belajar berbagai macam keterampilan.

b.       Tugas belajar (internship) yaitu pelatihan kerja yang dikombinasikan dengan pengajaran dikelas.

c.       Magang (apprenticeship), yaitu karyawan dilatih dibawah bimbingan rekan sekeja yang sangat terampil.

2.      Pelatihan Diluar Tempat Kerja (Off-The-Job Training)

Pelatihan diluar tempat kerja (off-the-job training) terjadi dilura tempat kerja yang sesumgguhnya, tetapi berusaha meniru kondisi pekerjaan yang sebenarnya.pelatihan ini, meliputi pelatihan serambi (vestibule training), yaitu pustakawan/pegawai bekerja pada peralatan yang sebenarnyadan dalam lingkungan kerja yang realistis, tetapi diruang yang serbenarnya diitempat mereka akan mereka akan bekerja.tujuannya adalah untuk menghindari tekanan ditempat kerja yang mungkin mengganggu proses belajar.

Pada akhirnya setiap pegawai/pustakawan akan mendapatkan giliran untuk dinilai.Penilaian tersebut disebut dengan DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan). Penilaian dilakukan untuk delapan hal seperti berikut :

1.      Kesetiaan.

2.      Prestasi kerja.

3.      Tanggung jawab.

4.      Ketaatan.

5.      Kejujuran.

6.      Kerja sama.

7.      Prakarsa.

8.      Kepemimpinan.

Penilaian ini dilakukan oleh atasan langsung (secara struktural) dan disahkan oleh atasan penilai. Untuk memperoleh penilaian yang adil masih diberi kesempatan untuk mengajukan keberatan-keberatan sebelum disahkan oleh pejabat atasan penilai.

Daftar nilai ini harus dilampirkan kata berkas pegawai apabila pegawai yang bersangkutan mengajukan untuk kenaikan pangkat/golongan/jabatan.

Secara umum,penilaian mempunyai tujuan sebagai berikut:

1.      Memungkin kan bawahan mengetahui secara formal bagaimana prestasi mereka di nilai.

2.      Mengetahui bawahan yang memerlukan latihan tambahan.

3.      Mengetahui bawahan yang berhak atas kenaikan nilai.

4.      Memang peranan penting untuk ,mengidentifikasi bawahn yang merupakan calon untuk promosi.

C.    JABATAN FUNGSIONAL

n.      Definisi Jabatan Fugsional

Jabatan fungsional merupakan wadah pengembangan karier PNS,khususnya bagi yang tidak menduduki jabatan struktural yang jumlahnya terbatas.

o.      Penempatan Jabatan Fungsional

Penetapan Jabatan Fungsional Jabatan fungsional keahlian dan jabatan fungsional keterampilan ditetapkan dengan kriteria sebagai berikut:

1. Mempunyai metodologi, teknik analisis, teknik dan prosedur kerja yang didasarkan atas disiplin ilmu pengetahuan dan/atau pelatihan teknis tertentu dengan sertifikasi,
2. Memiliki etika profesi yang ditetapkan oleh organisasi profesi,
3. Dapat disusun dalam suatu jenjang jabatan berdasarkan:
1. Tingkat keahlian, bagi jabatan fungsional keahlian,
2. Tingkat keterampilan, bagi jabatan fungsional keterampilan.
4. Pelaksanaan tugas bersifat mandiri.
5. Jabatan fungsional tersebut diperlukan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi.

p.      Angka Kredit Jabatan Fungsional

Penilaian prestasi kerja bagi pejabat fungsional ditetapkan dengan angka kredit oleh pejabat yang berwenang. Angka kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau akumulasi nilai butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh pejabat fungsional dalam rangka pembinaan karier yang bersangkutan.

q.      Pengangkatan

Persyaratan untuk pengangkatan pertama dalam jabatan fungsional adalah:

1. Berkedudukan sebagai pegawai negeri sipil,
2. Memiliki ijazah sesuai dengan tingkat pendidikan dan kualifikasi pendidikan yang ditentukan,
3. Telah menduduki pangkat menurut ketentuan yang berlaku,
4. Telah lulus pendidikan dan pelatihan fungsional yang ditentukan,
5. Setiap unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan dalam DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir.

r.       Kenaikan Jabatan

Pejabat fungsional dapat dipertimbangkan untuk diangkat ke dalam jabatan yang setingkat lebih tinggi apabila memenuhi syarat:

1. Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam jabatan terakhir,
2. Memenuhi angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan jabatan setingkat lebih tinggi,
3. Setiap unsur penilaian pelaksanaan pekerjaan dalam DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir.

s.       Jenjang Jabatan Fungsional

I.JABATAN FUNGSIONAL TERAMPIL

No	Jabatan	Golongan/Ruang	Keterangan
1	Pelaksana pemula	II/a	Sekurang-kurangnya berijazah SLTA
2	Pelaksana	II/b-II/c-II/d
3	Pelaksana lanjutan	III/a-III/d
4	penyelia	III/c-III/d

II. JABATAN FUNGSIONAL AHLI

No	Jabatan	Golongan/Ruang	Keterangan
1	Ahli pertama	III/a-III/b	Sekurang-kurangnya berijazah S1 atau D4
2	Ahli muda	III/c-III/d
3	Ahli madya	IV/a-IV/b-IV/c
4	Ahli utama	IV/d-IV/e

t.        Pembebasan Dari Jabatan Fungsional

Pejabat fungsional dibebaskan sementara dari jabatannya apabila :

1. Dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980, atau
2. Diberhentikan sementara sebagai Pegawai Negeri Sipil berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 1966,
3. Ditugaskan secara penuh di luar jabatan fungsional yang dijabatnya,
4. Tugas belajar lebih dari 6 bulan, atau
5. Cuti di luar tanggungan negara, kecuali untuk persalinan keempat dan seterusnya.

Pejabat fungsional yang dibebaskan sementara dari jabatannya dapat diangkat kembali apabila:

1. Telah berakhir masa berlakunya hukuman disiplin,
2. Telah selesai melaksanakan tugas diluar jabatanfungsional,
3. Telah selesai tugas belajar lebih dari 6 bulan,
4. Berdasarkan keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, dinyatakan tidak bersalah atau dijatuhi hukuman percobaan,
5. Telah selesai menjalankan cuti di luar tanggungan negara dan telah melaporkan diri untuk aktif kembali sebagai Pegawai Negeri Sipil.

Pemberhentian dari jabatan fungsional Pejabat fungsional diberhentikan dari jabatan fungsional apabila:

1. Dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 yang telah mempunyai kekuatan tetap.
2. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit menurut ketentuan sebagaimana diatur dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara.

u.      Proses Kenaikan Pangkat

Proses Kenaikan Pangkat jabatan fungsional sebagai berikut :

1.   Unit kerja mengusulkan secara online pegawai/PNS yang akan sudah memenuhi syarat untuk naik pangkat

2.   Unit kerja mengirimkan berkas persyaratan proses kenaikan pangkat kepada Biro Kepegawaian, Setjen Kementerian Kesehatan RI

3.   Proses Penerbitan SK Kenaikan Jabatan Fungsional

4.   Usul Nota Persetujuan ke  Badan Kepegawaian Negara

5.   Proses Penerbitan SK Kenaikan Pangkat

v.      Pengangkatan Kembali Jabatan Fungsional

1.    Fungsional yang dibebaskan sementara dari jabatannya karena

tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang ditentukan,

diangkat kembali dalam jabatan fungsional semula apabila ia tidak dapat

mengumpulkan angka kredit minimal.

2. Pejabat fungsional yang ditugaskan diluar jabatan yang telah

dipangkunya, dapat diangkat kembali dalam jabatan fungsional semula

apabila telah selesai melaksanakan tugas di luar jabatan tersebut .

3. Pejabat Fungsional yang telah selesai menjalankan tugas belajar yang

lebih dari 6 (enam) bulan, diangkat kembali dalam jabatan semula .

4. Pejabat fungsional yang dikenakan pemberhentian sementara sebagai

PNS,diangkat kembali dalam jabatan fungsional apabila berdasarkan

keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap

dinyatakan tidak bersalah atau dijatuhi hukuman percobaan .

5 . Pejabat fungsional yang telah selesai menjalankan cuti diluar tanggungan

negara, dan telah diangkat kembali pada instansi semula, dapat diangkat

kembali dalam jabatan fungsional semula.

w.    Pemberhentian Dari Jabatan Fungsional

Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dari jabatan fungsional dilakukan

apabila

1 . Dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun setelah pembebasan sementara sebagai

akibat tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan, bersangkutan

tetap belum mampu untuk mengumpulkan angka kredit yang

diperlukan untuk kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi.

2. Yang bersangkutan dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasarkan Peraturan

Pemerintah No .30/1980 dengan tingkat hukuman disiplin berat yang telah

mempunyai kekuatan hukum yang tetap.

3 . Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang

bersangkutan diharuskan untuk diberhentikan dari jabatannya.

DAFTAR PUSTAKA

 Dharwis, E. K. (2004). Pengorganisasian Aksi Komunitas dan KKN. Jakarta: Direktorat Perguruan Tinggi Agama Islam (DISPERTAIS).

keputusan, d. (2004). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia nomor 10 tahun 2004 tantang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan Dan Angka Kreditnya. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

Sudarsono, B. (2006). Antologi Kepustakawan Indonesia. Jakarta: IPI.

Sudarsono, B. (2009). Pustakawan Cinta dan Teknologi. Jakarta: Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan Informasi Indonesia.

Sutristo, D. (2010). Budaya Organisasi (1 ed., Vol. 1). Jakarta: Kencana.