Perpustakaan Khusus

PERPUSTAKAAN KHUSUS

 Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk menunjang tugas dinas suatu instansi,atau perpustakaan yang hanya melayani masyarakat dengan latar belkang subyek tertentu.

Tugas  perpustakaan khusus  instansi pemerintah adalah:

a)    menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi;

b)   mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya;

c)    memberikan jasa perpustakaan dan informasi;

d)   mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan;

e)    meningkatkan literasi informasi.

Fungsi perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah:

a)    mengembangkan koleksi yang menunjang kinerja lembaga induknya;

b)   menyimpan semua terbitan dari dan tentang lembaga induknya;

c)    menjadi focal point untuk informasi  terbitan lembaga induknya;

d)   menjadi pusat referal dalam bidang yang sesuai dengan lembaga induknya;

e)    mengorganisasi materi perpustakaan;

f)    mendayagunakan koleksi;

g)   menerbitkan literatur sekunder dan tersier dalam bidang lembaga induknya, baik cetak maupun elektronik;

h)   menyelenggarakan pendidikan pengguna;

i)     menyelenggarakan kegiatan literasi informasi untuk pengembangan kompetensi SDM lembaga induknya;

j)     melestarikan materi perpustakaan, baik preventif maupun kuratif;

k)   ikut serta dalam kerjasama perpustakaan serta jaringan informasi;

l)     menyelenggarakan otomasi perpustakaan;

m) melaksanakan digitalisasi materi perpustakaan ;

n)   menyajikan layanan koleksi digital;

o)   menyediakan akses informasi pada tingkat lokal, nasional, regional dan global.

Ada beberapa unsur yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan khusus yakni:

1.    Koleksi

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya.koleksi yang dimiliki perpustakaan khusus minimal 1000 judul / 2000 eksemplar dalam bidang ke khususan nya (mengacu pada SK Menpan 33/1998).disamping itu koleksinya sekurang kurangnya 80% terdiri dari subjek/disiplinilmu tertentu sesuai dengan kekhususan instansi induknya ditambah dengan melanggan minimal 10 judul majalah sesuai dengan kekhususan instansi induknya dan jenis koleksinya sekurang-kurangnya buku, terkait di bidang nya,serial,koleksi referensi,laporan.Minimal 10% dari jumlah koleksi adalah koleksi mutakhir sesuai dengan perkembangan dan tuntutan  kebutuhan informasi pemustaka yang dilayani. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2 % dari jumlah judul per tahun atau minimal 100 judul per tahun dipilih mana yang paling besar. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya 3 tahun satu kali dan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya 1 tahun satu kali.

Bentuk pengolahan koleksi yakni:

a.    Klasifikasi adalah mengelompokkan buku-buku atau bahan perpustakaan lainya berdasarkan tingkat persamaannya dan sekaligus membedakannya dari koleksi pustaka lainnya menurut golongan atau jenis tertentu dengan cara tertentu.sistem klasifikasi yang dipakai seperti DDC,UDC,LC dll.namun yang paling banyak digunakan ialah DDC (Dewey Decimal Clasification) karena sistem ini dianggap praktis dan memnuhi keperluan.

b.    Pembuatan katalog,katalog adalah wakil ringkas bahan perpustakaa(daftar buku yang dimiliki perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu).fungsinya utnuk memudahkan hasil pencarian suatu koleksi.yang dibuat pada katalog itu adalah 8 daerah bibliografi.yang membedakan bahan non buku,terbitan berseri dengan bahan monograf yaitu pada GMD (jenis bahannya seperti peta,globe,kaset,slide dll),Nomor Seri,dan Nomor Volumenya.

2.      Sumber Daya Manusia

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Jumlah sumber daya manusia sekurang-kurangnya 3 orang, terdiri dari 1 (satu) kepala perpustakaan, 1 (satu) tenaga pustakawan dan 1 (satu) tenaga teknis.Kepala perpustakaan khusus adalah pustakawan profesional (S1 perpustakaan atau S1 lain plus pelatihan perpustakaan) sedangkan Tenaga para/semi profesional berijazah D2 perpustakaan;Tenaga teknis perpustakaan minimal lulusan SLTA plus pelatihan teknis perpustakaan;Tenaga pendukung perpustakaan (administrasi) minimal lulusan SLTP  plus pelatihan administrasi perpustakaan.

Mengembangkan SDM dengan melakukan pendidikan berlanjut, informal, dan atau keikutsertaan aktif dalam lokakarya, seminar minimal 1 kali setahun.untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” adalah penting.

Sumber daya manusia atau pustakawan pada peprustakaan khusus umumnya lebih baik dari perpustakaan sekolah maupun perpustakaan umum, tetapi dibandingkan dengan perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan nasional masih kurang. Pemanfaatan pustakawan profesional biasanya sudah dilaksanankan. Ini karena peprustakaan khusus cukup menyediakan dana untuk penggembangan keahlian staf pustakawannya.

3.    Manajemen

Perpustakaan menerapkan prinsip-prinsip manajemen : perencanaan, pengorganisasian, penataan staf, pengarahan, pengawasan, penganggaran, dan  pelaporan.Manajemen yang baik didukung oleh sistem administrasi dan manajemen perpustakaan yang beroirentasi pada efisiensi dan efektifitas seluruh aspek kegiatan perpustakaan.selain itu memiliki kebijakan dan rencana strategis jangka pendek, menengah dan panjang yang berorientasi kepada pemenuhan kepuasan pemustaka.anggaran pengembangan perpustakan yang jelas dan memadai adalah 60% dialokasikan untuk pengadaan koleksi.sistem pada manajemen yaitu pelaporan, monitoring dan evaluasi kinerja perpustakaan.sedangkan penyelenggarakan program pengembangan dan peningkatan tergantung pada kemampuan SDM perpustakaan.agar usaha yang dicapai perlu menjalin kerjasama dan berjejaring dengan perpustakaan lain.

            Didalam sebuah perpustakaan khusus terdapat kepala perpustakaan dan tenaga teknis yang mana terrdapat perbedaan tugas dan kualifikasi jenjang pendidikan. Jika menjadi kepala perpustakaan maka kualifikasi kepala perpustakaan adalah seorang tenaga profesional, sekurang-kurangnya berijazah strata 1 (S1) di bidang ilmu perpustakaan atau S1 bidang lain ditambah dengan diklat penyetaraan bidang perpustakaan.walaupun yang tertinggi pada perpustakaan adalah kepala perpustakaan,akan tetapi kepala perpustakaan juga bertanggung jawab kepada atasannya lagi yakni rektor ,pembantu rektor dan dekan.sedangkan bagian tenaga teknis memiliki keahlian sesuai dengan bidang dan profesinya yang bertugas menunjang tugas pokok dan fungsi perpustakaan, seperti tenaga teknis komputer, audio visual, ketatausahaan.

4.   Organisasi Perpustakaan

Perpustakaan khusus instansi pemerintah berada di bawah wewenang dan bertanggungjawab kepada kepala instansi induk yang langsung membawahinya.Perpustakaan khusus instansi pemerintah merupakan satuan organisasi perpustakaan yang dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan dalam menjalankan tugasnya dibantu unit layanan pembaca dan unit layanan teknis (tenaga nonpustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan)

5.    Pengguna

Pengguna pada perpustakaan khusus seperti namanya terbatas pada kelompok tertentu yang bekerja pada organisasi perpustakaan itu berada.Perpustakaan khusus dalam pemilihan dan setting pengelolaan sangat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik penggunanya. Hubungan antara pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat terutama apabila dihubungkan dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak sedikit pengguna akan ikut andil dalam menentukan pola pengelolaan dan juga penentuan koleksi/informasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan. Pengguna mempunyai arti penting karena pengguna merupakan faktor penting mengapa perpustakaan khusus itu ada.

6.    Sarana dan Prasarana

Hal-hal yang diperhatikan dalam tata ruang di perpustakaan khusus yaitu

a.    Lokasi dan posisi gedung/ruang perpustakaan mudah diketahui dan dijangkau pemustaka; memiliki sistem pencahayaan dan sirkulasi udara yang efektif dan nyaman

b.    Memiliki gedung sendiri atau minimal ruangan sendiri yang terpisah dari ruang kegiatan non-perpustakaan

c.    Ruang perpustakaan memiliki lantai yang mampu menanggung beban minimal 300 kg/m²

d.   Gedung/ruangan dapat menampung koleksi perpustakaan, ruang baca berkapasitas 10 orang, ruang sirkulasi dan ruang pengolahan/operasional staf perpustakaan

e.    Perpustakaan menempati ruang (gedung) sendiri dan menyediakan ruang untuk koleksi, staf dan penggunanya dengan luas sekurang-kurangnya 100 M².

f.     Memiliki ruangan khusus untuk menunjang  kegiatan operasional teknologi  informasi.

g.    Memiliki rambu – rambu penunjuk yang jelas dan mudah dipahami

h.    Cukup mendapatkan sinar matahari,udara segar tidak lembabdan didukung pengaturan cahaya yang baik

i.      Lanatai ruangan usahakan tidak menimbulkan bunyi yang dapat menganggu pegawai membaca

j.      Dinding perpustakaan hendaknya dapat menyerapbunyi.disamping itu warna cat dinding hendaknya tidak memantulkan cahaya,tetapi dapat menyerap cahaya

k.    Langit-langit ruangan perpustakaan jangan terlalu dekat minimal 3 meter

l.      Selain pintu umum,setiap perpustakaan khusus perlu memiliki pintu darurat yang hanya digunakan sewaktu-waktu saja mislanya ada kebakaran dan bencana lainnya

Perabot dan Peralatan minimal yang harus dimiliki oleh Perpustakaan Khusus yaitu

a.    Rak buku

b.    Meja dan kursi kerja

c.    Meja sirkulasi / peminjam

d.   Lemari katalog

e.    Meja dan mesin tik

f.     Meja dan mesin komputer

g.    Papan pameran

h.    Filing cabinet

i.      Meja dan kursi belajar

j.      Meja dan kursi baca

k.    Rak surat kabar

l.      Rak majalah

7.    Anggaran

Anggaran yang disediakan untuk perpustakaan khusus dari lembaga induknya umumnya cukup memadai. Karena pimpinan organisasi atau lembaga induk menganggap bahwa perpustakaan di bawahnya cukup berperan dalam mendukung dan meningkatkan kinerja staf secara umum. Dengan demikina perpustakaan khusus di suatu lembaga atau organisasi adalah bagian dari unit produksi. Karena keberadaan perpustakaan akan membantu menngkatkan wawasan dan kemampuan teknis karyawan lembaga itu.

Anggaran perpustakaan secara rutin tersedia melalui anggaran badan induk.anggaran yang diperlukan pada perpustakaan khusus ialah anggaran yang memadai /cukup untuk menjalankan  kegiatan perpustakaan yang tertuang/dialokasikan di anggaran tahunan lembaga induk yang dorong untuk  mampu menggali sumber dana dari pihak lain yang tidak mengikat dan dapat dipertangungjawabkan.misal dana dari instansi induknya.pengajuan dana anggaran pelu dibuatkan sistem dan prosedur pelaporan agar bisa pertanggungjawaban tanpa penyelewengan dana.dana yang di butuhkan itu gunanya untuk pemeliharaan dan pengembangan fasilitas  aset  perpustakaan.

8.    Layanan Perpustakaan

Layanan yang diberikan pada suatu perpustakaan khusus biasanya lebih spesifik dari pada layanan perpustakaan umum atau sekolah. Umumnya pustakawan pada perpustakaan khusus lebih aktif memberi layanan dari pada sekedar menunggu pengguna untuk datang mencari buku dan membaca di perpustakaan. Biasanya pustakawan pada perpustakaan khusus ini aktif memberi informasi kepada pengguna aktif dan potensialnya tentang informasi yang dimiliki perpustakaan.

Layanan perpustakaan khusus harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam penyampaian informasi kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian informasi yang cepat, tepat dan terbaru selalu ada.

Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya. Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya.

Pada Jam buka perpustakaan sekurang-sekurangnya  37,5  jam per minggu. Layanan yang diberikan perpustakaan khusus instansi pemerintah meliputi : layanan baca di tempat;,layanan sirkulasi;layanan kesiagaan informasi;layanan referensi;layanan penelusuran informasi;layanan bimbingan pengguna.

9.    Teknologi Informasi

Teknologi informasi merupakan satu hal yang tidak bisa dihindarkan akan masuk ke dalam proses perkembangan perpustakaan. Apalagi dalam perpustakaan khusus yang mengutamakan informasi yang muktahir dan serba cepat, maka penerapan teknologi informasi adalah kebutuhan mutlak. Hal ini terutama difokuskan pada teknologi yang memberikan kesempatan kepada pengguna untuk memperoleh informasi lebih luas, cepat, tepat, dan up to date, misalkan melalui fasilitas Internet, Database Online, Media Compact Disk, dan sebagainya.

10.     Jaringan Kerjasama

Jaringan kerjasama perpustakaan adalah penting, terutama bagi perpustakaan khusus yang memiliki perhatian dalam bidang yang sama. Kerjasama ini akan banyak membantu untuk peningkatan layanan perpustakaan dan saling melengkapi layanan informasi antara satu perpustakaan dan perpustakaan lainnya dalam jaringan tersebut.

Pada jaringan kerjasama antar perpustakaan sekurang-kurangnya terdapat 5 jenis kegiatan yaitu:

ü Kegiatan jaringan kerjasama penghimpun bahan pustaka

ü Kegiatan jaringan kerjasama pengolahan bahan pustaka

ü Kegiatan jaringan kerjasama pelayanan informasi

ü Kegiatan jaringan kerjasama pembinaan ketenagakerjaan

ü Kegiatan jaringan kerjasama penerbitan bahan informasi

11.     Pemasaran / Promosi

Pemasaran atau promosi adalah hal penting yang perlu dilakukan dalam sebuah perpustakaan khusus.promosi perpustakaan adalah memperkenalkan perpustakaan dengan seluruh kegiatannya,sehingga diharapkan perpustakaan menjadi populer dikalangan pegaai.promosi dapat melalui berbagai publikasi seperti penyebaran brosur(leaflet,booklet,poster dll),memberikan pengumuman,menyelenggarakan pameran,mengadakan seminar yang diadakan secara periodik.Promosi bertujuan untuk memfasilitasi komunikasi antara perpustakaan dan calon pengguna. Karena salah satu keberhasilan sebuah perpustakaan adalah dapat dilihat dari tingkat kunjungan pengguna dan pemanfaatan informasi (koleksi) oleh pengguna. Hal yang penting yang harus dipikirkan adalah dukungan dari manajemen, karena promosi mestinya termasuk dalam anggaran perpustakaan dan terintegrasi ke dalam proses perencanaan perpustakaan.

Agar promosi dapat berjalan dengn baik,perlu dilakukan persiapan yang matang serta berkesinambungan antara lain:

ü Mengatur gedung / ruangan perpustakaan dan perlengkapan supaya menarik dengan suasana ruang yang cerah sehingga memotivasi pegaai untuk berkunjung ke perpustakaan.dinding-dinding perlu diber dekorasi yang menarik dengan memasang semboyan-semboyan yang dapat membangkitkan minat gemar membaca.semboyan-semboyan itu misalnya “tiada hari tanpa membaca,buku adalah jendela dunia”

ü Sikap petugas perpustakaan juga perlu diupayakan agar berpenampilan menarik,ramah dan suka menolong pengunjung

ü Koleksinya itu diupayakan supaya legkap dan mutakhir,yang disusun secara teratur,bersih debu dan menarik.

DAFTAR PUSTAKA

Perpustakaan Nasional RI. Panduan Koleksi Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1992.

__________. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus. Jakarta:Perpustakaan Nasional RI, 1992.

__________. Standar Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002.

Departemen Agama RI.Buku Pedoman perpustakaan dinas departemen agama RI. Jakarta :  Departemen Agama RI,2001

Indonesia, Undang-Undang Nomor  43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan Nasional RI

Mustafa,Badollahi.Promosi Jasa Perpustakaan.Jakarta: Universitas Terbuka. Depdikbut, 1996